- Disponibilização de espaço físico: com a retirada da documentação, são liberadas importantes áreas para as atividades da empresa;
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos: a empresa livra-se das tarefas de arquivo e passa a ter uma preocupação menor com rotinas burocráticas e mais foco no seu "core-business".
- Redução de custos com a administração do acervo: manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro, demora.
- Organização dos documentos a baixo custo: quando necessário, o arquivo é ordenado antes de sua entrada no serviço de custódia, via metodologia própria que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisados, a um custo muito inferior aos procedimentos tradicionais de organização de arquivos.
- Garantia de manutenção da organização do arquivo: organizar o arquivo somente não basta. Sem a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, todo o trabalho e recursos empregados perdem-se em poucos meses. A Utilização de métodos de eficácia consagrados e rígidos procedimentos internos para a correta guarda dos documentos, atendimento a consultas e rearquivamento das devoluções de documentos, asseguram a preservação da organização dos arquivos. Os relatórios gerenciais constituem, também, importante ferramenta que permite a rastreabilidade de todas as movimentações de consultas e devoluções de documentos, possibilitando eventuais ações corretivas com o mínimo de esforço.
- Ambiente de trabalho mais organizado e limpo: o armazenamento desordenado e sem critério de papéis acarreta acúmulos de poeira e proliferação de insetos e bactérias nos ambientes de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza. Com a transferência física dos documentos para outro local, os locais de trabalho das empresas/ cliente tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis, com a certeza de que os arquivos estarão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas.
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos: os recursos do software associados aos procedimentos internos de segurança permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente aos usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais. Todas as movimentações permanecem registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos: o software WEB proporciona realização de pesquisas e solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. Veja você mesmo seus documentos na Internet, envie por e-mail, imprima, salve em seu computador. Fique a vontade.
- Alto padrão de qualidade nos serviços de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos: uma vez que os lotes de documentos são catalogados em software gerencial e armazenados de forma sistematizada, seguem-se às exigências das normas de qualidade, quanto aos aspectos de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
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